Com o objetivo de estreitar as relações entre o Arquivo Público Mineiro e os 70 órgãos e entidades do Poder Executivo de Minas Gerais, representados pelas suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD), a Secretaria de Estado de Cultura e Turismo (Secult) promove até 17 de dezembro, o Fórum Estadual de Gestão de Documentos.
A importância do Fórum foi enfatizada pelo Subsecretário de Cultura Mauricio Canguçu, na abertura do evento: “para nós, é muito importante essa conversa sobre a conservação e a gestão desses documentos que são tão importantes, são tão caros para todos nós”. Canguçu ainda destacou a importância da gestão de documentos e como ela contribui para a eficiência e economicidade na Administração Pública. O subsecretário também abordou questões como a reformatação, a criação de documentos digitais e como as ferramentas implantadas no Estado, como o SEI!, têm dado celeridade aos processos e desburocratizado rotinas administrativas.
A abertura do Fórum contou, ainda, com a conferência Gestão de documentos em Minas Gerais: experiências e perspectivas, do professor da Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Renato Pinto Venâncio, que apresentou um balanço das experiências e perspectivas da gestão de documentos em Minas. A conferência pode ser assistida no canal de YouTube da Secult.
O evento foi organizado em sessões temáticas com o objetivo de introduzir as CPAD’s aos tópicos importantes no campo da gestão documental. Foram tratadas questões como os Instrumentos de Gestão e a classificação de documentos, as formas corretas de acondicionamento e conservação de documentos, o procedimento para eliminação de processos e dossiês que já cumpriram os prazos de guarda, as relações entre o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!MG) e a gestão documental e os desafios e paradigmas ligados à digitalização de documentos.
O Fórum tem fortalecido a integração das Comissões e a importância da gestão de documentos para os diversos órgãos e entidades que compõem o estado de Minas Gerais. Como destacou a presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto de Previdência dos Servidores Militares de Minas Gerais, Gabriela Romano, “O evento é uma excelente iniciativa do APM e vem em um momento em que as CPADs enfrentam grandes desafios quanto à disponibilidade de espaço físico para armazenamento de arquivos e todas as questões que envolvem os documentos digitais.”.
O encerramento do Fórum acontece na sexta-feira (17/12), com uma sessão temática na qual os representantes de cada órgão e entidade poderão expor suas próprias experiências em gestão de documentos. Além disso, será possível estabelecer parcerias e projetos futuros que foram propostos ao longo do evento e envolvem a Diretoria do Arquivo Público Mineiro e as CPADs, visando à otimização das ações de gestão documental em todo o estado.